■募集の背景
京樽からの出向者が任期満了に伴い出向終了となり秘書が1名欠員となります。
また、産休育休に入る社員も控えており、復帰後も時短勤務となり、秘書室の時短勤務者が3名となることが予定されており、労働力全体をカバーするためにもフルタイムの正社員を募集致します。
■主な業務内容
①担当役員のスケジュール管理⇒社内MTG,商談、各種会議体、出張などを役員と直接コミュニケーションとりながら組み立てていきます。(Googleカレンダー)②①に必要な先方とのアポイントの調整、社内MTGの参加者調整、会議室確保などを主導的に行います。
③出張等の移動手段の手配(フライト、新幹線、タクシー等の予約・精算)
④各種代理申請(経費精算、出張申請等を役員の代理で申請)
⑤役員の情報管理(経歴等)
⑥その他、役員周りの庶務全般
■社内体制
秘書室は7名のチームです。それぞれが1~2名の役員をサポートしています。
メンバー構成は正社員5名、派遣1名、パート1名です。勤務地は大阪5名、東京2名体制です。
■その他、仕事の魅力や将来的なキャリア
グローバル企業かつ上場企業の役員秘書をご担当いただきます。分単位で活動するタイトなスケジュール管理の中で、担当する役員が経営に集中できる環境をサポートし、役員の限られた時間を最大限に有効活用する。他の秘書メンバーと連携しこれらの役割を果たしつつ最適化を提案していくなど、経営の裏側で直接支えることができるのが、大きな魅力です。
■必須条件
・柔軟な対応力とコミュニケーション能力があり、明るく、気配り及び誠実な対応が出来る方
・社会人経験5年以上の方、役員秘書のご経験がある方
■歓迎条件
・社長・会長・CxOクラスの主担当秘書のご経験がある方
・Google Workspaceの基本操作ができる方
・TOEICのスコアは不問ですが、ビジネスでのメールや電話(海外出張手配、外国籍の方との連携)が出来る方もしくは、経験がある方